(SG-SST) MIPYMES: Elaboración y conservación de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Elaboración y conservación de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

La documentación correspondiente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) puede ser en físico (papel), disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente.

Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) teniendo en cuenta lo siguiente: 

• La conservación de los documentos debe manera controlada. 

• Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida. 

• El responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

• La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información. 

Los siguientes documentos y registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa: 

• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores. 

• Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios. 

• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.

• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.

• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

Fuente: MINTRABAJO

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